I. QUY ĐỊNH VỀ HÀNG HOÁ
Tất cả hàng hóa vận chuyển qua dịch vụ OT - Fulfillment đều phải cam kết tuân thủ theo quy định của Pháp luật và quy định riêng của từng Đối tác của OT - Fulfillment. Đối với hàng hóa thuộc danh mục cấm theo quy định của Pháp luật và quy định của từng Đối tác mà OT - Fulfillment hợp tác, OT - Fulfillment sẽ không chịu trách nhiệm nếu hàng hóa bị thu giữ, tiêu hủy… Khách hàng sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm cũng như chi phí phát sinh liên quan (nếu có) trước Pháp luật nếu vi phạm Pháp luật và Điều khoản sử dụng dịch vụ này.
1. Hàng hoá nhập kho phải thoả mãn các điều kiện sau:
- Đã được tạo yêu cầu nhập kho;
- Không thuộc danh mục hàng cấm kinh doanh theo quy định;
- Có đầy đủ nhãn hàng hoá theo quy định của pháp luật;
- Đầy đủ hóa đơn, chứng từ chứng minh nguồn gốc xuất xứ;
- Đối với mặt hàng có nhiều bộ phận, chi tiết, cần lắp ghép hoàn thiện thành phẩm trước khi gửi hàng tới kho.
2. Chứng từ nhập kho.
a. Đối với hàng hoá nội địa:
- Bản sao hoá đơn đầu vào (có thể che phần giá nhập);
- Bảng kê chi tiết đính kèm;
- Biên bản giao hàng kiêm Phiếu nhập kho (theo mẫu của OT - Fulfillment);
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
b. Đối với hàng hoá nhập khẩu:
- Tất cả các chứng từ tương tự hàng nội địa;
- Bộ hồ sơ Hải quan (bản sao) tương ứng với hàng hoá (có thể che phần giá nhập).
Khách hàng có nghĩa vụ giao hàng kèm theo bản cứng Chứng từ nhập kho. Để tránh nhầm lẫn, Chứng từ nhập kho khi bàn giao cho OT - Fulfillment sẽ được xem là hợp lệ và phù hợp với hàng hoá nhập kho. OT - Fulfillment sẽ không chịu trách nhiệm tìm hiểu, kiểm tra về tính hợp lý, hợp lệ của Chứng từ nhập kho này.
II. CHÍNH SÁCH VÀ QUY ĐỊNH VẬN CHUYỂN
- Khai báo thông tin hàng hóa.
Khách hàng cần điền chính xác thông tin về kiện/gói hàng, bao gồm:
- Thông tin người nhận/người gửi: Tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ hợp lệ;
- Nội dung trên kiện/gói hàng: Nội dung hàng hóa, số lượng…
- Các dịch vụ gia tăng kèm theo (nếu có): Cho phép đồng kiểm, mua bảo hiểm hàng hóa, vv… Nếu không có thông tin kèm theo, OT - Fulfillment sẽ mặc định hiểu rằng Khách hàng không sử dụng các dịch vụ gia tăng này.
Các thông tin trên là cơ sở để OT - Fulfillment tính phí sử dụng Dịch vụ dựa trên biểu phí và hệ thống tính giá của Đối tác khi khởi tạo đơn hàng cho Khách.
2. Đóng gói và giao hàng cho Đối tác Vận chuyển (“ĐTVC”)
- Khách hàng có nhu cầu gửi hàng qua ĐTVC nào thì Khách hàng cần phải tuân thủ theo các quy định đóng gói riêng của từng ĐTVC vận chuyển đó.
- Trong trường hợp Khách hàng tự cung cấp nguyên liệu đóng gói (túi, thùng carton) để đóng gói hàng hoá, OT - Fulfillment có quyền từ chối hoặc thu thêm phụ phí lưu trữ, bảo quản theo thỏa thuận.
3. Huỷ đơn trước khi xuất kho OT - Fulfillment
- Khách hàng có thể huỷ đơn hàng trong các trường hợp sau:
- Đơn hàng chưa được duyệt.
- Đơn hàng đã duyệt nhưng chưa đóng gói.
- Đơn hàng đã đóng gói chưa bàn giao cho bên vận chuyển.
- Chi phí Khách hàng phải trả nếu huỷ đơn hàng sau khi đã đóng gói:
- Phí xử lý đóng gói.
- Phí túi/hộp dùng để đóng gói.
- Phí nhập hoàn hàng lại kho.
4. Hoàn hàng về kho OT - Fulfillment
Quy trình hoàn hàng (nếu có) tùy thuộc vào quy định của từng ĐTVC. Do vậỵ, Khách hàng cần phải tuân thủ theo các quy định/chính sách riêng của hãng vận chuyển đã chọn.
- Sau khi nhận lại hàng kho của OT - Fulfillment sẽ tiến hành kiểm tra hàng hoá khi nhận nhập hoàn.
- Đơn hàng còn nguyên đai nguyên kiện, không lỗi, OT - Fulfillment xử lý nhập lại kho lên hệ thống để Khách hàng tiếp tục kinh doanh.
- Đơn hàng hoàn trả về kho bị lỗi, không đủ số lượng, móp méo, hư hỏng kho sẽ lập biên bản với đơn vị vận chuyển và thông báo cho bộ phận vận hành kho và Khách hàng để tạo yêu cầu khiếu nại với hãng vận chuyển.
- Đối với hàng hoàn bị lỗi/hỏng khi chưa chốt được phương án xử lý giữa ĐTVC và Khách hàng, OT - Fulfillment sẽ tạm thời từ chối nhận.
III. QUY ĐỊNH MIỄN TRỪ TRÁCH NHIỆM CỦA OT - FULFILLMENT
OT - Fulfillment được miễn trách nhiệm và có quyền từ chối bồi thường với các trường hợp sau:
- Hàng hóa hết hạn sử dụng, hư hao tự nhiên trong quá trình lưu trữ hàng hoá.
- Hàng hoá tự thay đổi chất lượng sau thời gian lưu kho hoặc nguyên nhân phát sinh từ phía Khách hàng.
- Hàng hóa bị cháy nổ, mất mát, hư hỏng do các yếu tố khách quan, trường hợp bất khả kháng thiên tai, lũ lụt, động đất…
- Mất, hỏng hàng do lỗi từ phía của Khách hàng, Người nhận hàng.
- OT - Fulfillment không chịu trách nhiệm với các hàng hóa nằm trong danh sách rút hàng mà khách hàng không tới lấy trong vòng 03 ngày kể từ khi phiếu rút hàng ở trạng thái sẵ sàng giao hàng.
- Các trường hợp khác áp dụng theo luật bưu chính được cơ quan nhà nước ban hành.
- Hàng hóa hư hỏng sai số tồn nhỏ hơn hoặc bằng 1% OT - Fulfillment từ chối đền bù.
IV. THANH TOÁN PHÍ DỊCH VỤ
1. Đối Soát dịch vụ
- Hoạt động đối soát dịch vụ được tiến hành định kỳ vào đầu tháng
- Trường hợp ngày thực hiện đối soát trùng vào ngày Thứ bảy, Chủ nhật, ngày lễ thì ngày thực hiện được tính vào Ngày làm việc tiếp theo.
2. Quy trình và thời hạn đối soát
- Từ ngày 01 đến 05 của mỗi tháng, OT - Fulfillment sẽ gửi thông báo qua email cho Khách hàng về số liệu cước phí phát sinh và hóa đơn dịch vụ của tháng trước qua email tự động (Khách hàng đăng nhập hệ thống OT - Fulfillment để kiểm tra số liệu chi tiết).
- Các đơn hàng được ghi nhận chi phí là các vận đơn được đóng gói hàng thành công từ ngày 25 tháng trước đến hết ngày 24 của tháng hiện tại.
- Đối với hàng hoá đã đóng gói nhưng vì lý do nào đó Khách hàng báo ngừng xuất cho ĐTVC và cần nhập lại kho OT - Fulfillment sẽ vẫn tính phí nhập kho như thông thường.
- Trong vòng 7 ngày làm việc kể từ ngày OT - Fulfillment thông báo cước phí dịch vụ qua email, Khách hàng sẽ kiểm tra, đối chiếu và phản hồi kết quả với OT - Fulfillment. Trường hợp có sai lệch, hai bên sẽ thống nhất để thực hiện điều chỉnh trong tháng sau.
Quá thời hạn này, nếu Khách hàng không phản hồi, hoặc phản hồi không rõ ràng thì mặc nhiên kết quả tổng hợp của OT - Fulfillment là chính xác và các bên cam kết không có bất kỳ khiếu nại hoặc tranh chấp gì về vấn đề này.
3. Phương thức thanh toán
OT - Fulfillment nhận tiền thanh toán công nợ từ Khách hàng qua tài khoản Ngân hàng theo hình thức trả trước.
Khách hàng chuyển tiền trước cho OT - Fulfillment bằng cách nạp tiền phí dịch vụ cần thanh toán vào tài khoản quản lý công nợ của Khách hàng trên hệ thống của OT - Fulfillment.
- Số tiền thanh toán trả trước tối thiểu mỗi lần là 5.000.000đ/lần. OT - Fulfillment chỉ thực hiện dịch vụ khi số dư tài khoản quản lý công nợ (Username) của Khách hàng đủ để cấn trừ vào phí dịch vụ.
- OT - Fulfillment không có nghĩa vụ thực hiện các dịch vụ khi số dư tài khoản quản lý công nợ của Khách hàng không đủ tiền và sẽ không có bất cứ nghĩa vụ nào đối với mất mát thực tế/ tiềm ẩn xảy đối với Khách hàng do việc dừng dịch vụ này.
V. QUY ĐỊNH VÀ CHÍNH SÁCH LƯU KHO
OT - Fulfillment từ chối lưu kho tất cả các mặt hàng thuộc danh mục hàng Quốc cấm nói chung và mặt hàng thuộc nhóm danh mục cấm nhập/lưu kho theo Chính sách lưu kho của OT - Fulfillment.
Khách hàng sẽ được lưu kho hàng hoá miễn phí trong kỳ đầu tiên là 30 ngày kể từ ngày đầu tiên có hàng hoá được nhập kho, OT - Fulfillment bắt đầu tính phí từ ngày thứ 31 theo biểu bí phí quy định, tuy nhiên nếu:
- Hàng hoá lưu kho quá thời gian 150 ngày (tính từ thời điểm tính phí lưu kho) hoặc chi phí lưu kho đã phát sinh lớn hơn giá bán lẻ của sản phẩm mà tiền trong tài khoản Username của Khách hàng không còn để hệ thống trừ (tài chính âm).
- Khách hàng thông báo yêu cầu huỷ bỏ hàng hoá (bất kỳ thời điểm nào).
OT - Fulfillment sẽ tiến hành thanh lý hoặc huỷ hàng hóa mà không có bất kỳ trách nhiệm nào đối với hàng hóa, cũng như không có nghĩa vụ bồi hoàn lại tiền hàng hay bất kỳ khoản phí phát sinh nào (nếu có).
Chi tiết về chính sách lưu kho, Quý khách xem thêm tại đây
VI. KHIẾU NẠI VÀ BỒI THƯỜNG THIỆT HẠI
- Hàng hoá thất lạc/thiệt hại tại kho của OT - Fulfillment
OT - Fulfillment bồi thường theo đúng Quy định chính sách khiếu nại và căn cứ theo các điều khoản thoả thuận hợp đồng. Chi tiết về Chính sách khiếu nại Quý khách tham khảo chi tiết trên website.
2. Hàng hoá thất lạc/thiệt hại sau khi hàng đã giao cho ĐTVC
Trong tất cả các trường hợp khi xảy ra vấn đề phát sinh, Khách hàng sẽ chủ động làm việc với ĐTVC; OT - Fulfillment sẽ hỗ trợ Khách hàng cung cấp thông tin liên quan đến khiếu nại (nếu cần).
OT - Fulfillment không tham gia vào quá trình vận chuyển hàng hoá cũng như không có trách nhiệm đối với các thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình sử dụng dịch vụ với Đơn vị vận chuyển của Khách hàng.
